Logiciel de gestion de subsides et de primes : GrantCore
GrantCore est la plateforme des cabinets de conseil en subsides développée par KERN-IT. Chaque appel repéré, chaque dossier monté, chaque consortium coordonné, chaque justificatif collecté et chaque commission facturée vivent au même endroit, pour tous vos clients et tous les guichets : régionaux, fédéraux et européens. Chaque dossier a son espace documentaire, relié si vous le souhaitez à votre Google Drive ou à Microsoft Teams. Payé au mois, tout compris, sans investissement initial : c'est notre formule de leasing.
C'est l'une de nos plateformes métier : des logiciels complets, conçus, hébergés et maintenus par notre équipe à Bruxelles. Pensé pour les cabinets qui suivent aujourd'hui des dizaines de dossiers entre des tableurs, des modèles Word, des agendas personnels et des boîtes mail pleines de pièces jointes, et pour les laboratoires de recherche qui jonglent avec leurs financements, leurs jalons et leurs rapports.
GrantCore embarque un assistant IA : il lit un appel et en tire les critères, prépare un premier jet des sections du dossier, vérifie qu'il ne manque rien avant le dépôt et répond à vos questions sur le portefeuille. Il prépare, vos consultants rédigent et signent.
Le quotidien d'un cabinet de subsides, entre guichets et tableurs
Une veille faite site par site
Chaque guichet a son site, son calendrier et ses règles. Repérer le bon appel pour le bon client prend des heures, et un appel raté ne revient parfois pas avant un an.
Un dossier qui repart d'un ancien Word
Chaque dossier se reconstruit à partir du précédent, avec ses sections, ses limites de pages et ses annexes. Les informations du client sont recopiées une fois de plus.
Des consortiums coordonnés par mail
Mandats, budgets, lettres d'engagement : chaque partenaire reçoit un tableur, répond quand il peut, et le coordinateur rassemble le tout la veille du dépôt.
Des pièces qui arrivent en retard
Temps prestés, factures, preuves de paiement : les justificatifs arrivent incomplets, au fil des relances, et une facture non éligible se découvre au rapport final.
Des échéances dans un agenda personnel
Dépôts, rapports, audits, paiements : les dates vivent dans l'agenda de chaque consultant. Quand l'un s'absente, personne ne sait ce qui tombe la semaine suivante.
Des commissions qui se perdent
Entre la décision, le versement du subside et la facture du cabinet, il se passe des mois. Une commission au succès oubliée, c'est du chiffre d'affaires perdu.
De l'appel à la commission, un seul fil
Veille et dossiers
Les appels ouverts classés pour chaque client, puis un dossier par appel retenu, avec ses étapes, ses échéances et son consultant. Le tableau de bord montre tout le portefeuille du cabinet.
Dossiers seuls et consortiums
Une prime régionale à un seul bénéficiaire ou un projet européen à dix partenaires : étapes, jalons et Gantt s'adaptent. En consortium, chaque partenaire est invité par lien et voit sa part.
Rédaction et analyse financière
Modèles de dossier par guichet, pré-remplis depuis la fiche client et la fiche projet. Budget par catégorie et par partenaire, coûts éligibles, trésorerie du projet.
Justificatifs, paiements et facturation
Factures et preuves de paiement collectées et rapprochées du budget, versements du subside suivis, honoraires et commissions facturés en PEPPOL au bon moment.
Et tout ce qui fait tenir la maison
Portails clients et partenaires
Chaque client et chaque partenaire dépose ses pièces dans son espace, voit ce qu'on attend de lui et à quelle date. Plus de pièces jointes perdues dans une boîte mail.
Rappels automatiques
Dépôts, rapports, pièces, paiements : les rappels partent seuls, dans la langue du destinataire, après validation du consultant. Les retardataires se voient en un coup d'œil.
Fiches clients à partir de la BCE
Taille, région, secteur, comptes annuels et aides déjà reçues remplissent la fiche du client. L'éligibilité et le cumul de minimis se calculent à partir de données publiques.
Prêt pour l'audit
Chaque justificatif est rangé avec sa preuve de paiement, son poste de budget et sa période. L'export pour l'auditeur ou le guichet se fait en un clic.
Un espace par dossier
Appel, dossier déposé, convention, rapports, justificatifs, échanges avec le guichet : chaque document a sa place, ses versions et ses droits d'accès. Le client et les partenaires ne voient que ce qui les concerne.
Relié à Google Drive et à Microsoft Teams
Votre équipe travaille dans Google Drive, SharePoint ou Teams ? L'espace dossier se relie à un dossier partagé ou à une équipe : les fichiers déposés d'un côté se retrouvent de l'autre, et les échéances et relances sont publiées dans le canal du projet.
Un aperçu de la plateforme
Une semaine avec GrantCore ressemble à ceci. Le lundi, le tableau de bord montre les dépôts des trente prochains jours et les dossiers qui attendent une pièce. La veille propose trois nouveaux appels pour un client : l'un devient un dossier en un clic. Pour une prime bruxelloise, le rappel part chez le client : sans devis signé, la demande ne peut pas être introduite avant le début de la mission. Pour le gros projet européen, les partenaires déposent leurs budgets dans leur espace, et le dossier se rédige dans le modèle du guichet. Sur les projets en cours, les factures et les preuves de paiement arrivent, rapprochées du budget. Le vendredi, le versement d'une tranche déclenche la facture de commission du cabinet.
Le tableau de bord du cabinet : tous vos dossiers, tous vos clients, tous les guichets.
- Dossiers actifs, dépôts des trente prochains jours, montants demandés et obtenus
- Les prochaines échéances, dossier par dossier
- Les dossiers par guichet : Wallonie, Bruxelles, Flandre, fédéral, Europe
- Taux de succès, versements attendus et commissions à facturer
La veille des appels : les appels ouverts classés pour chaque client.
- Appels régionaux, fédéraux et européens dans un seul catalogue
- Correspondance calculée avec le profil du client
- Profil rempli à partir de la BCE et des comptes annuels, aides déjà reçues comprises
- Lecture de l'appel par l'assistant : critères et pièces à prévoir
Le dossier d'une prime régionale : un seul bénéficiaire, chaque étape à sa place.
- Les étapes du guichet, de l'éligibilité au versement, avec ce qui bloque
- La règle qui ne pardonne pas : la demande introduite avant le début de la mission
- Prime estimée, plafond annuel du client et commission du cabinet
- Les pièces du client dans son espace, de la BCE aux preuves de paiement
Le suivi d'une Prime Digitalisation : de la demande sur MyBEE au versement, chaque étape datée.
- La chronologie complète : demande, accusé de réception, décision, mission, liquidation, versement
- La fin de mission surveillée (6 mois au plus) et le client prévenu à temps
- Le plafond annuel du client suivi : ce qui reste pour une seconde mission
- La commission du cabinet facturée au versement de la prime
Les documents d'un dossier : toutes les pièces d'un projet, de la demande au rapport final.
- Classement par étape : demande, décision et convention, rapports, déclarations de dépenses, justificatifs
- Version, auteur et date de chaque document, statut auprès du guichet
- Comptes annuels importés de la BNB, sans recopie
- Aperçu, historique des versions et partage au client en un clic
Le consortium : les partenaires, leur rôle, leur budget et ce qu'il leur reste à fournir.
- Partenaires invités par lien, dans leur propre espace
- Mandats, signatures et budgets suivis jusqu'au dépôt
- Ce qui bloque encore le dépôt, en clair
- Rappels automatiques aux partenaires en retard
Le planning du projet : work packages, jalons et livrables sur un Gantt.
- Un work package par partenaire responsable
- Jalons liés aux rapports et aux paiements
- Le mois en cours visible sur toute la durée du projet
- Export du planning pour le dossier
La rédaction du dossier : le modèle du guichet, section par section.
- Modèles par guichet et par programme, tenus à jour par le cabinet
- Sections pré-remplies depuis les fiches client et projet
- Budget synchronisé avec l'analyse financière
- Suggestions de l'assistant au regard des critères d'évaluation
L'espace dossier : tous les documents d'un projet, rangés par étape et reliés à vos outils.
- Dossiers par étape : appel, dépôt, convention, consortium, rapports, justificatifs, échanges avec le guichet
- Chaque pièce rattachée à sa période et à son poste de budget, avec ses versions
- Connexion à Google Drive, à SharePoint ou à une équipe Microsoft Teams
- Droits d'accès par rôle : cabinet, coordinateur, partenaires, client
L'analyse financière : le budget, les coûts éligibles et la trésorerie du projet.
- Budget par catégorie de coûts et par partenaire
- Contribution accordée, versements reçus et à venir
- Commission prévisionnelle du cabinet
- Rappel des obligations d'audit selon le guichet
La collecte des pièces : ce qui est attendu de chaque partenaire, et ce qui manque.
- Temps prestés, factures, preuves de paiement et rapports techniques par partenaire
- Une demande par période de rapport
- Rappels programmés, validés par le consultant
- Les retardataires relancés en un clic
Les paiements et les factures : du justificatif de dépense à la commission du cabinet.
- Factures et preuves de paiement rapprochées du budget : éligible, hors période, à arbitrer
- Versements des subsides suivis : avance, tranches, solde, retards
- Honoraires et commissions au succès calculés sur les montants versés
- Facturation en PEPPOL et export pour l'audit
L'assistant IA : une question en français, une réponse tirée de vos dossiers.
- Interroge les dossiers, les appels, les consortiums et les paiements
- Cite chaque source : échéancier, espaces partenaires, pièces
- Prépare les relances, vous validez avant tout envoi
- En lecture seule sur vos données, hébergé en Europe
Pour vos clients et vos partenaires
L'espace partenaire. Chaque partenaire du consortium reçoit un lien vers son espace, à vos couleurs. Il voit ce qu'on attend de lui pour la période, dépose ses temps prestés, ses factures et ses preuves de paiement, et retrouve sa part du budget, ses avances et son prochain jalon.
Le cabinet reçoit des pièces rangées, vérifiables avant le rapport, sans fouiller une boîte mail. Le même espace existe pour vos clients.
Pour les laboratoires et centres de recherche
Le portefeuille d'un laboratoire. Un laboratoire gère en parallèle des financements régionaux, nationaux et européens, chacun avec ses jalons, ses rapports scientifiques et financiers, et ses règles de justification. GrantCore les réunit : les projets en cours, les prochaines échéances, les jalons du trimestre et le budget géré.
Le temps des chercheurs se répartit par projet chaque mois, et ces relevés alimentent directement les déclarations de dépenses de chaque financeur. Les bourses doctorales, les comités d'accompagnement et les rapports de fin de projet suivent le même fil.
L'IA prépare, le consultant rédige et signe
Un dossier de subside engage la crédibilité du cabinet et de son client devant un jury : le texte doit rester humain, exact et défendable. L'assistant IA de GrantCore travaille sur ce qui prend du temps sans demander de jugement.
Lecture des appels
Critères d'éligibilité, critères d'évaluation, limites, pièces demandées : l'assistant lit le texte de l'appel et en tire une fiche claire, rattachée au dossier.
Premier jet des sections
À partir des fiches client et projet, il propose une première version des sections du dossier dans le modèle du guichet. Le consultant la retravaille et la signe.
Contrôle avant dépôt et avant rapport
Section incomplète, annexe manquante, facture sans preuve de paiement, dépense hors période : l'assistant signale ce qui ferait échouer un dépôt ou un audit.
Questions en langage courant
« Quels dossiers ont des pièces manquantes ? », « Quelles commissions tombent ce trimestre ? » : la réponse arrive en quelques secondes, avec ses sources.
Garde-fous : l'assistant travaille en lecture seule et cite chaque source. Il n'envoie rien sans validation. Quand un guichet demande de déclarer l'usage de l'IA, la plateforme garde la trace de ce qui a été proposé et de ce qui a été retenu. Vos données restent hébergées en Europe et ne servent jamais à entraîner un modèle.
Tableurs, Word et boîtes mail ou votre cœur digital
Avant
- La veille faite site par site, client par client
- Chaque dossier repart d'un ancien document
- Les pièces des partenaires éparpillées dans des mails
- Les commissions suivies de mémoire
Après
- Les appels classés pour chaque client, chaque semaine
- Un modèle par guichet, pré-rempli depuis les fiches
- Un espace par partenaire, avec ce qui est attendu et ce qui manque
- Chaque versement déclenche sa facture
Ce que chacun y gagne
Le consultant
Moins de veille manuelle, de recopie et de relances. Il passe son temps sur le fond du dossier et sur la relation avec le client.
L'associé du cabinet
Le portefeuille de dossiers, la charge des consultants, les taux de succès et les commissions à venir, à jour en permanence.
Le client
Il sait où en est son dossier, ce qu'on attend de lui et pour quand. Il découvre un problème de justificatif à temps, pas au rapport final.
Les partenaires du consortium
Un espace clair, dans leur langue, avec leur part du projet, leurs échéances et leurs pièces. Moins de tableurs, moins de mails.
Pour qui ?
Cabinets de conseil en subsides
De l'indépendant au cabinet de plusieurs dizaines de consultants, du petit dossier de prime régionale au projet européen en consortium : multi-clients, multi-guichets, honoraires et commissions au succès.
Laboratoires et centres de recherche
Plusieurs financements en parallèle, des jalons, des rapports scientifiques et financiers, le temps des chercheurs à justifier : un seul portefeuille au lieu d'un tableur par projet.
Coordinateurs de projets collaboratifs
Pôles de compétitivité et entreprises qui coordonnent des consortiums régionaux ou européens.
Entreprises qui montent leurs propres dossiers
PME et scale-ups qui enchaînent les primes bruxelloises ou wallonnes, la R&D et parfois un appel européen, et veulent un suivi sérieux sans cabinet. Une formule légère existe pour un seul projet.
Ce que vous comparez
Tableurs, Word et mail
Gratuits en apparence, coûteux en temps : la veille, les dossiers, les pièces et les commissions reposent sur la mémoire de chacun. GrantCore les remplace sans changer votre méthode.
Logiciels de gestion de projets européens
Solides pour piloter un projet Horizon Europe, mais pensés pour une organisation, pas pour un cabinet qui suit des dizaines de clients sur plusieurs guichets, ni pour facturer ses commissions.
Outils de rédaction par IA
Utiles pour un premier jet, mais limités à la rédaction : ni suivi, ni consortium, ni justificatifs, ni paiements. GrantCore intègre la rédaction au reste du dossier.
Conçu et supporté en Belgique par l'équipe KERN-IT, hébergé en Europe. Nous connaissons le métier de l'intérieur : KERN-IT a mené en consortium un projet de recherche de 24 mois cofinancé par Innoviris et le VLAIO, et accompagne ses clients bruxellois dans leurs demandes de Prime Digitalisation. Vos dossiers et ceux de vos clients sont confidentiels : chaque accès est réservé au bon rôle, chaque action est inscrite au journal d'audit, et les échanges sont chiffrés. Vos données vous appartiennent : exportables à tout moment, réversibilité garantie, RGPD par conception.
Le support est local lui aussi : vous parlez aux personnes qui développent la plateforme. Un problème signalé le matin est souvent corrigé dans la journée, et vos demandes d'évolution nourrissent directement la feuille de route du produit.
Commencer sans tout basculer
Une démo sur vos dossiers
Montrez-nous deux ou trois dossiers types, anonymisés : nous vous les montrons dans GrantCore, de l'appel à la commission.
Un pilote sur un guichet
Démarrez sur un seul guichet ou une équipe, par exemple vos dossiers wallons, en parallèle de vos outils actuels. Vous élargissez quand l'équipe est convaincue.
Vos modèles repris
Vos modèles de dossiers, vos clients et vos dossiers en cours sont importés au démarrage. Vous ne repartez pas d'une page blanche.
Comment ça marche ? Le demi-mesure du logiciel
Le sur-mesure complet coûte cher et prend des mois, les logiciels du marché ne connaissent ni les guichets belges ni le métier d'un cabinet. Nos plateformes métier sont le demi-mesure : une base éprouvée, ajustée exactement à votre façon de travailler.
1. Une base déjà taillée
Dossiers, portails, documents, planning, rappels, facturation PEPPOL, assistant IA : le cœur s'appuie sur des briques déjà en production dans nos autres plateformes, et vous n'en financez pas le développement.
2. Ajustée à votre cabinet
Vos guichets, vos modèles de dossiers, vos étapes, votre mode de rémunération (honoraires, commission au succès) et votre comptabilité : du paramétrage jusqu'aux modules développés sur mesure.
3. Payée au mois, tout compris
Hébergement, sauvegardes, mises à jour et support inclus. La mensualité se règle sur deux curseurs : la quantité de sur-mesure et la vitesse à laquelle vous voulez avancer. Elle inclut une réserve de jours de développement sur l'année, et une option d'achat peut être prévue au contrat, comme pour un vrai leasing.
Votre mise en route
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1. Démo sur vos dossiers
Une démonstration sur votre réalité, avec vos guichets, vos clients et deux ou trois de vos dossiers anonymisés.
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2. Configuration
Guichets et programmes, étapes, modèles de dossiers, rappels, mode de rémunération. Les portails clients et partenaires à vos couleurs.
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3. Reprise de vos données
Import de vos clients, de vos dossiers en cours, de vos échéances et de vos modèles. Vous démarrez avec un portefeuille déjà rempli.
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4. Lancement & accompagnement
Formation des consultants, ouverture des portails, support continu et évolutions selon vos retours.
Questions fréquentes
Nos plateformes métier sont des logiciels complets développés et opérés par KERN-IT, prêts à l'emploi pour un secteur donné. GrantCore pour les cabinets de subsides, InvestCore pour les fonds d'investissement, CargoCore pour le transport. Vous bénéficiez d'un produit mûr sans financer son développement, et il reste personnalisable parce que nous en maîtrisons tout le code. Toutes les plateformes sont présentées sur cette page.
Tous ceux avec lesquels vous travaillez : aides régionales wallonnes, bruxelloises et flamandes, dispositifs fédéraux, programmes européens. Chaque guichet a ses modèles, ses étapes et ses règles de justification, que vous paramétrez et que nous pouvons reprendre pour vous.
Non. La plupart des dossiers n'ont qu'un bénéficiaire : une prime à la digitalisation ou à la consultance à Bruxelles, une aide de la Région wallonne, un projet de R&D régional. Le dossier suit alors les étapes du guichet, sans partenaires à inviter. Les fonctions de consortium ne s'activent que pour les projets collaboratifs.
Oui. Un laboratoire y suit tous ses projets financés, avec leurs jalons, leurs livrables, leurs rapports scientifiques et financiers, et la répartition mensuelle du temps de ses chercheurs. Les justificatifs et les déclarations de dépenses se préparent à partir des mêmes données, financeur par financeur.
Ils reçoivent un lien vers leur espace, à vos couleurs. Ils y voient ce qu'on attend d'eux, déposent leurs pièces et suivent l'avancement, sans logiciel à installer.
Oui. L'espace de chaque dossier peut se relier à un dossier partagé Google Drive, à SharePoint ou OneDrive, ou à une équipe Microsoft Teams. Les fichiers déposés d'un côté se retrouvent de l'autre, et les échéances et relances du dossier peuvent être publiées dans le canal du projet. Votre équipe garde ses habitudes, et GrantCore garde le fil du dossier.
Oui. Chaque dossier porte son mode de rémunération : forfait, honoraires, commission sur le montant accordé ou versé. La plateforme calcule le montant au bon moment, prépare la facture et l'envoie en PEPPOL.
Non. Elle lit les appels, propose un premier jet et contrôle la complétude ; vos consultants rédigent, relisent et signent. Elle travaille en lecture seule, cite ses sources, et garde la trace de ses propositions quand un guichet demande de déclarer l'usage de l'IA.
Oui, c'est même ce que nous recommandons : un guichet ou une équipe, en parallèle de vos outils actuels. Vos dossiers en cours sont repris dès le départ.
GrantCore fonctionne en abonnement mensuel tout compris, sans investissement initial : comme un leasing, la mensualité couvre l'usage complet de la plateforme, et une option d'achat peut être prévue. Elle se règle sur la quantité de sur-mesure, la vitesse à laquelle vous voulez avancer et la taille de votre cabinet, sans coût par client ni par partenaire invité. Nous vous présentons une proposition chiffrée lors de la démo.
Sur des serveurs en Europe, conformément au RGPD. Sauvegardes quotidiennes, chiffrement des échanges, journal d'audit de chaque action. Un hébergement dédié est possible pour les cabinets qui l'exigent.
Voyez GrantCore sur vos dossiers
Parlez-nous de votre cabinet : vos guichets, vos clients, votre façon d'être rémunéré. Montrez-nous deux ou trois dossiers types, nous vous les montrons dans la plateforme.