Logiciel de gestion de coliving sur mesure
Centralisez vos maisons, chambres, résidents, contrats, paiements, interventions et propriétaires dans une plateforme conçue autour de vos opérations.
Depuis 2017, KERN-IT accompagne IKOAB, acteur majeur du coliving en Belgique, dans la construction et l'évolution de son écosystème digital, passé de 10 à plus de 60 maisons et plus de 600 chambres.
Une expérience concrète du coliving
Depuis 2017
Un partenariat continu avec un opérateur belge de coliving, de la refonte du site à la plateforme métier.
Plus de 60 maisons
Un parc passé d'une dizaine de maisons à plus de soixante, sans reconstruction complète à chaque étape.
Plus de 600 chambres
Réservations, contrats, loyers, charges et interventions gérés dans un système unique.
Trois publics
Une plateforme utilisée par les résidents, les propriétaires et les équipes internes.
Quand les tableurs et les outils génériques ne suffisent plus
Disponibilités difficiles à suivre
Les informations concernant les maisons, les chambres, les entrées et les sorties sont réparties entre plusieurs fichiers ou outils.
Facturation trop manuelle
Les loyers, charges, services et ajustements demandent des vérifications et encodages répétitifs.
Maintenance dispersée
Les incidents arrivent par e-mail, téléphone ou messagerie et deviennent difficiles à prioriser et à suivre.
Communication fragmentée
Les informations utiles aux résidents sont dispersées entre PDF, messages et conversations individuelles.
Peu de visibilité pour les propriétaires
Les propriétaires sollicitent régulièrement les équipes pour obtenir leurs revenus, documents et informations sur les biens.
Croissance limitée par l'administration
Chaque nouvelle maison augmente la charge opérationnelle au lieu d'être absorbée par des processus automatisés.
Nous construisons le cœur digital qui relie ces opérations dans un système unique, adapté à votre modèle de coliving.
Une plateforme adaptée à l'ensemble du cycle de vie du coliving
Maisons et chambres
Fiches bâtiments, unités et chambres, équipements, statuts, disponibilités et historique d'occupation.
Candidatures et réservations
Formulaire de candidature, validation, attribution d'une chambre, parcours de réservation et notifications.
Résidents et contrats
Dossier résident, contrats et documents, dates d'entrée et de sortie, garanties, onboarding et offboarding, signature électronique via intégration.
Paiements et facturation
Loyers, charges, services supplémentaires, échéances, factures et quittances, suivi des statuts de paiement et export comptable.
Maintenance et interventions
Création de tickets, niveaux de priorité, photos et documents, attribution à un prestataire, statuts et historique des interventions.
Portail résident
Contrats, factures, paiements, demandes, informations pratiques, documents du logement et notifications. Voir notre définition du portail locataire.
Portail propriétaire
Revenus locatifs, documents, factures de gestion, informations par immeuble et vue consolidée du portefeuille.
Pilotage et reporting
Taux d'occupation, revenus, impayés, rotations, durée moyenne de séjour, incidents ouverts et indicateurs par maison ou par ville.
Une expérience concrète du coliving depuis 2017
KERN-IT accompagne IKOAB dans la construction et l'évolution de son écosystème digital depuis 2017. La collaboration a commencé par la modernisation du site et du parcours de réservation, puis s'est étendue aux processus locatifs, aux paiements, aux espaces résidents et propriétaires, au suivi des demandes, aux rénovations et à l'infrastructure réseau multisite.
- Passage d'environ 10 à plus de 60 maisons et plus de 600 chambres.
- Plateforme utilisée par les résidents, les propriétaires et les équipes internes.
- Développement progressif, sans reconstruction complète à chaque étape.
- Accompagnement métier, UX, architecture et développement.
Découvrez la plateforme de gestion locative développée pour IKOAB et l'outil de coordination des rénovations.
Un écosystème complet pour les opérateurs multisites
Site et réservation
Site public, moteur de recherche, présentation des maisons, disponibilités et parcours de candidature.
Opérations internes
Administration, workflows, automatisations, tableaux de bord, documents et gestion des accès.
Rénovation et ouverture de sites
Suivi des chantiers, budgets, contrats, sous-traitants, tâches et documents nécessaires à l'ouverture de nouvelles maisons.
Réseau et infrastructure
Standardisation et gestion des réseaux multisites, équipements Wi-Fi et supervision. Lire comment nous avons transformé le réseau d'IKOAB.
Connectez la plateforme à votre écosystème existant
Finance et paiements
- Logiciel comptable
- Prestataire de paiement
- Exports bancaires
- Signature électronique
Résidents et opérations
- CRM
- Site public
- Outils de support
- Contrôle d'accès
- Messagerie et notifications
Données et pilotage
- Outils BI et reporting
- API immobilières
- Solutions domotiques
Nous ne remplaçons pas automatiquement tous vos outils. Nous identifions ce qui doit être conservé, connecté, modernisé ou remplacé.
Nous intervenons à différentes étapes de votre croissance
Construire une première plateforme
Vous gérez encore une partie de vos opérations dans Excel, par e-mail ou avec plusieurs logiciels non connectés.
Moderniser un outil existant
Votre logiciel interne fonctionne, mais devient lent, fragile ou difficile à faire évoluer.
Connecter votre écosystème
Vous utilisez plusieurs solutions performantes, mais vos données et workflows restent fragmentés.
Comment nous construisons votre plateforme de coliving
1
Diagnostic métier
Entretiens avec les équipes opérationnelles et cartographie des processus actuels.
2
Priorisation
Identification des tâches à forte valeur, des risques et des automatisations prioritaires.
3
Prototype ou premier module
Construction d'un périmètre limité permettant de valider les usages rapidement.
4
Développement itératif
Livraison progressive des modules et intégrations, avec retours des utilisateurs.
5
Évolution continue
Maintenance, amélioration, sécurité et ajout de nouvelles fonctionnalités selon la croissance de l'opérateur.
Nous ne cherchons pas à reproduire vos tableurs à l'identique. Nous simplifions d'abord les processus avant de les automatiser.
Quand choisir une plateforme sur mesure ?
Un logiciel standard suffit souvent
- Petit parc et processus classiques
- Déploiement rapide attendu
- Coût initial limité
- Peu d'intégrations spécifiques
- Workflows proches du marché
Le sur-mesure devient pertinent
- Workflows propriétaires qui font votre différence
- Intégrations spécifiques à votre écosystème
- Volume opérationnel élevé, plusieurs villes ou marques
- Propriété et contrôle complets de vos données
- Capacité d'évolution sans dépendre d'une feuille de route externe
Un logiciel standard reste souvent le meilleur choix pour un petit parc et des processus classiques. Le sur-mesure devient pertinent lorsque votre modèle, vos intégrations ou votre volume opérationnel créent un avantage métier difficile à couvrir avec un outil générique. Nous le disons franchement dès le premier échange.
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Questions fréquentes sur les logiciels de gestion de coliving
KERN-IT développe principalement des plateformes sur mesure. Nous pouvons partir de vos processus existants, moderniser un outil interne ou construire progressivement les modules nécessaires à votre activité.
Oui. Nous commençons par analyser vos données et vos workflows afin de déterminer ce qui doit être migré, automatisé, connecté ou conservé.
Oui, à condition que l'outil dispose d'une API ou d'un mécanisme d'échange exploitable. Nous étudions chaque intégration pendant la phase de cadrage.
Oui. L'architecture peut être conçue pour gérer plusieurs bâtiments, villes, entités juridiques, marques, langues et niveaux d'accès.
Oui. Le portail peut centraliser les contrats, documents, factures, paiements, demandes de maintenance, informations pratiques et notifications.
Oui. Un espace propriétaire peut afficher les revenus, factures, documents et informations relatives à chaque immeuble ou portefeuille.
Le budget dépend du nombre de modules, des intégrations, des migrations et du niveau de complexité métier. Un premier périmètre peut être construit progressivement, tandis qu'une plateforme complète représente généralement un investissement de plusieurs dizaines de milliers d'euros.
Un premier module ou prototype peut être livré rapidement. Une plateforme complète se construit par étapes, en commençant par les opérations qui génèrent le plus de valeur ou de charge administrative.
Oui. Nous pouvons auditer le code, l'architecture, la base de données et les usages afin de recommander une reprise progressive, une modernisation ou une reconstruction ciblée.
Non. KERN-IT est basé à Bruxelles et travaille avec des organisations belges et européennes. La plateforme peut être conçue pour plusieurs langues, pays et entités.
Votre parc grandit plus vite que vos outils ?
Présentez-nous vos opérations actuelles, vos logiciels et vos principaux points de friction. Nous identifierons les modules et intégrations qui pourraient réellement soutenir votre croissance. Premier échange sans engagement, à Bruxelles ou en visioconférence.