Logiciel de gestion de coworking : CoworkCore
CoworkCore est le logiciel de gestion de coworking développé par KERN-IT : sites, espaces, contrats, réservations, facturation et portail membre réunis dans une seule plateforme. Payée au mois, tout compris, sans investissement initial : c'est notre formule de leasing. Et si vous préférez qu'elle porte vos couleurs plutôt que les nôtres, elle existe en marque blanche.
C'est l'une de nos plateformes métier : des logiciels complets, conçus, hébergés et maintenus par notre équipe à Bruxelles. Vous exploitez votre espace, nous opérons la technique. Comme le coliving, le coworking est un métier de l'habitat partagé que nous outillons depuis des années.
Chaque plateforme métier embarque un assistant IA d'exploitation : posez vos questions en langage naturel (taux d'occupation, impayés, contrats qui expirent) et il va chercher les réponses dans vos données, en lecture seule et de manière traçable.
Tout votre coworking dans une seule plateforme
Sites, étages & espaces
Cartographiez vos sites et vos étages avec un plan interactif des espaces : bureaux privés, postes en open space, salles de réunion. Disponibilités et statuts en temps réel.
Contrats & formules
Baux, formules d'abonnement, crédits de réservation. Les contrats déclenchent automatiquement la facturation récurrente, sans ressaisie ni tableur parallèle.
Réservations & crédits
Vos membres réservent salles et postes en ligne, leurs crédits se décomptent automatiquement. Vous gardez la main sur les règles, les quotas et les exceptions.
Facturation & PEPPOL
Factures PDF générées automatiquement, suivi des paiements et e-facturation PEPPOL intégrée : prêt pour l'obligation belge de facturation électronique.
Et tout ce qui fait tourner l'exploitation
CRM & demandes de location
Prospects, visites, demandes entrantes : un pipeline clair avec notes, tags et tâches. Une demande se transforme en contrat en quelques clics, comme dans un CRM sur mesure.
Portail membre
Vos locataires consultent leurs contrats, factures et réservations, gèrent leur équipe et ouvrent des tickets de support depuis leur espace en ligne.
Événements, inventaire & pilotage
Publiez vos événements et gérez les inscriptions. L'inventaire des équipements et l'indice de santé d'exploitation complètent le tableau de bord du gérant.
Un aperçu de la plateforme
Concrètement, une journée avec CoworkCore ressemble à ceci : un prospect dépose une demande de location depuis votre site, vous la qualifiez et la transformez en contrat. Un membre réserve une salle pour 14 h, ses crédits se décomptent, le plan des espaces se met à jour. En fin de mois, la facturation récurrente tourne toute seule et les factures partent par email ou via PEPPOL.
Le tableau de bord du gérant : chaque matin, vous savez où en est votre espace, sans ouvrir cinq outils.
- Clients, contrats et réservations en un coup d'œil
- Factures émises et paiements à suivre
- Espaces et taux d'occupation en temps réel
- Actions rapides : créer un utilisateur, ouvrir un ticket
Vos espaces et leurs statuts : libre, occupé, en maintenance. Le même référentiel alimente le plan interactif et les réservations de vos membres.
- Bureaux privés, postes en open space, salles de réunion
- Capacité et tarif par espace
- Disponibilité pilotée par les contrats et les réservations
- Filtres et export pour vos analyses
Le portail membre, côté locataire : chacun trouve ses réponses dans son espace, et votre accueil respire.
- Son local, son abonnement et ses crédits de salle
- Réservation d'une salle en quelques clics
- Contrats et factures consultables à tout moment
- Événements de la communauté et tickets de support
Excel et outils génériques vs votre cœur digital
Avant
- Un tableur pour les contrats, un agenda pour les salles
- Les demandes dans une boîte mail, la comptabilité déconnectée
- Chaque ressaisie est une erreur possible
- Chaque information se cherche
Après
- Le contrat crée la facture, sans ressaisie
- La réservation décompte les crédits toute seule
- Le portail membre répond aux questions courantes
- Vos données se recoupent au lieu de se contredire
Pour qui ?
Opérateurs multi-sites
Plusieurs adresses, une seule plateforme : vue consolidée de l'occupation, des contrats et de la facturation, site par site.
Espaces indépendants
Un seul lieu à faire tourner ? La mensualité se dimensionne en conséquence. Vous démarrez avec l'essentiel et activez le reste quand vous grandissez.
Foncières & tiers-lieux
Hubs, incubateurs, immeubles de bureaux flexibles : CoworkCore gère les modèles hybrides, du bail classique au poste à la journée.
Conçu et supporté en Belgique par l'équipe KERN-IT, hébergé en Europe. Vos données vous appartiennent : exportables à tout moment, réversibilité garantie, RGPD par conception.
Le support est local lui aussi : vous parlez aux personnes qui développent la plateforme, pas à un centre d'appel anonyme. Un problème signalé le matin est souvent corrigé dans la journée, et vos demandes d'évolution nourrissent directement la feuille de route du produit.
Comment ça marche ? Le demi-mesure du logiciel
Les logiciels SaaS classiques sont frustrants : il en faut souvent quatorze pour couvrir votre métier, et aucun ne tombe vraiment juste. Le sur-mesure complet coûte cher et prend des mois. Nos plateformes métier, c'est le demi-mesure : une base éprouvée, ajustée exactement à votre exploitation.
1. Une base déjà taillée
CoworkCore existe et tourne déjà : contrats, réservations, facturation, portail membre. Le cœur du métier est construit et rodé en production, et vous n'en financez pas le développement.
2. Ajustée à votre exploitation
Vos formules, vos règles, vos modèles de documents, vos intégrations : du paramétrage jusqu'aux modules développés sur mesure par l'équipe qui a construit la plateforme SaaS. Au besoin jusqu'à la marque blanche : logo, couleurs, domaine, CoworkCore devient votre produit.
3. Payée au mois, tout compris
Hébergement, sauvegardes, mises à jour et support inclus. La mensualité se règle sur deux curseurs : la quantité de sur-mesure et la vitesse à laquelle vous voulez avancer. Elle inclut une réserve de jours de développement sur l'année, et une option d'achat peut être prévue au contrat, comme pour un vrai leasing.
Votre mise en route
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1. Démo personnalisée
Une démonstration sur vos cas d'usage réels : vos formules, vos espaces, vos processus. Vous voyez la plateforme fonctionner avec vos yeux de gérant.
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2. Configuration & branding
Paramétrage de vos sites, espaces, formules et modèles de documents. En marque blanche : application de votre identité visuelle et de votre domaine.
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3. Reprise de vos données
Import de vos clients, contrats et historiques depuis vos fichiers ou votre ancien outil. Vous démarrez avec un système déjà rempli.
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4. Lancement & accompagnement
Formation de votre équipe, ouverture du portail membre, support continu. La plateforme évolue ensuite avec vos retours.
Questions fréquentes
Nos plateformes métier sont des logiciels complets développés et opérés par KERN-IT, prêts à l'emploi pour un secteur donné. CoworkCore pour le coworking, FacilityCore pour le facility management, MuseCore pour les musées. Vous bénéficiez de produits mûrs sans financer leur développement, et ils restent personnalisables parce que nous en maîtrisons tout le code. C'est le demi-mesure du logiciel : une base éprouvée, ajustée à votre exploitation, au lieu de quatorze outils génériques ou d'un développement complet à financer. Toutes nos plateformes sont présentées sur cette page.
CoworkCore fonctionne en abonnement mensuel tout compris, sans investissement initial : comme un leasing, la mensualité couvre l'usage complet de la plateforme, et une option d'achat peut être prévue. Elle se règle sur deux curseurs : la quantité de sur-mesure et la vitesse à laquelle vous voulez avancer, avec une réserve de jours de développement incluse sur l'année. Elle remplace plusieurs licences, un hébergement et du temps de gestion. Nous vous présentons une proposition chiffrée lors de la démo.
La mensualité n'est pas un loyer à fonds perdus : elle couvre l'usage complet d'une plateforme opérée (hébergement, support, évolutions) et les jours de développement qui la font avancer. Une option d'achat peut être prévue au contrat : après une période convenue, vous rachetez votre plateforme et basculez sur un simple contrat de maintenance. Et à tout moment, vos données sont récupérables dans des formats ouverts.
La marque blanche, c'est quand la plateforme porte votre marque plutôt que la nôtre, jusqu'à la proposer comme votre propre produit. Logo, couleurs, typographie, nom de domaine, modèles d'emails et de factures : l'ensemble de l'interface visible par vos membres porte votre marque. KERN-IT n'apparaît nulle part si vous le souhaitez.
Oui. Nous importons vos clients, contrats, formules et historiques de facturation depuis vos fichiers Excel ou votre ancien logiciel. La reprise de données fait partie de la mise en route.
Sur des serveurs en Europe, conformément au RGPD. Sauvegardes quotidiennes, chiffrement des échanges, journal d'audit des actions sensibles. Un hébergement dédié est possible pour les opérateurs qui l'exigent.
L'engagement reste souple : la formule se dimensionne et se résilie selon des conditions claires, présentées lors de la démo. Si vous arrêtez, vous récupérez l'intégralité de vos données dans des formats ouverts : la réversibilité fait partie du contrat.
Voyez CoworkCore en action
Une démonstration vaut mieux qu'une longue page : montrez-nous votre espace de coworking, nous vous montrons la plateforme qui le gère.