Logiciel d'accompagnement : CaseCore, le cœur digital de l'accompagnement
CaseCore est la plateforme des structures qui accompagnent des personnes, développée par KERN-IT. Chaque personne entre dans un accompagnement avec un objectif, avance étape par étape avec un ou plusieurs accompagnants, et en sort avec un résultat. Entre les deux, les rendez-vous, les ateliers, les actions et les échanges laissent une trace dans un fil que personne ne peut réécrire. Vous savez où en est chacun, qui doit agir, et ce que votre travail produit.
C'est l'une de nos plateformes métier : un logiciel complet, conçu, hébergé et maintenu par notre équipe à Bruxelles, et ajusté à votre structure plutôt que l'inverse. Incubateur, centre de formation, réseau de bénévoles, service d'accompagnement ou programme de mise en relation : CaseCore active les modules utiles à votre façon d'accompagner.
CaseCore embarque un assistant IA : il prépare vos rendez-vous à partir du dossier, repère les personnes qui décrochent, rédige un premier jet de bilan et répond à vos questions sur vos accompagnements. Il prépare, l'accompagnant décide.
Accompagner, c'est suivre des dizaines de chemins à la fois
On ne sait plus où en est chacun
Qui est au début de son parcours, qui avance, qui tourne en rond depuis deux mois ? La réponse est dans la tête du référent, et elle part en congé avec lui.
Le fil se perd entre les outils
Un tableur pour les inscrits, un agenda pour les rendez-vous, une messagerie pour les échanges, un dossier partagé pour les documents. Retrouver l'histoire d'une personne prend une matinée.
Les absences se découvrent trop tard
Un rendez-vous manqué, puis un deuxième, puis plus rien. Quand on s'en rend compte, la personne a décroché depuis six semaines.
Personne ne sait qui doit agir
« Je pensais que tu l'avais rappelée. » Une action sans responsable ni échéance reste en suspens, et c'est la personne accompagnée qui attend.
Plusieurs structures, aucune vue commune
Le financeur, le partenaire, le bénévole : chacun a sa part du dossier, et l'on se renvoie des mails pour savoir où en est la situation.
Le rapport d'activité se reconstruit à la main
Combien de personnes, combien de sorties, quels résultats ? Chaque fin d'année, on recompte dans des tableurs ce que l'outil aurait dû donner en un clic.
Une personne, un accompagnement, un fil
La personne
Sa fiche, ses documents, ses compétences et ses consentements. Ce qu'on sait d'elle, une seule fois, quel que soit le nombre d'accompagnements qu'elle vit chez vous.
L'accompagnement
Ce qu'on fait avec elle et pourquoi : un dispositif, des étapes, un plan avec des objectifs, un référent et d'autres accompagnants, une date d'entrée, une sortie et un résultat.
Le fil
Tout ce qui s'est passé, daté et signé : rendez-vous honorés ou manqués, étapes franchies, ateliers suivis, documents reçus, changements de référent. Les accompagnants l'alimentent, personne ne le réécrit.
Les dispositifs, les étapes, les champs de la fiche, les grilles de compétences et les résultats possibles sont définis par votre structure. CaseCore épouse votre méthode d'accompagnement au lieu de vous imposer la sienne.
Tout l'accompagnement, de la première demande au bilan
Accueillir
Formulaire public de demande, file à trier, dossier créé en un clic, accompagnement ouvert dans le bon dispositif avec un référent.
Accompagner
Étapes et plan d'accompagnement, rendez-vous sans chevauchement avec rappel automatique, ateliers et présences, prochaines actions avec responsable et échéance.
Relier
Mise en relation avec des bénévoles ou des experts, cercles d'entraide entre personnes accompagnées, dossier partagé avec vos partenaires.
Mesurer
Alertes de rythme, segments et actions groupées, résultats à la sortie et suivi à 6 et 12 mois, rapport d'activité exporté.
Et tout ce qui rend le suivi fiable
Des accès au plus juste
Chaque rôle voit ce dont il a besoin, au champ près : l'accueil voit les coordonnées, le référent le dossier, la direction les chiffres.
Un fil qu'on ne réécrit pas
Les entrées du fil sont datées et signées. Une correction reste possible pour un administrateur, et elle laisse elle aussi une trace.
Rappels SMS et e-mail
Rappel la veille du rendez-vous, message groupé à un segment, chaque envoi noté dans le fil de la personne.
Votre agenda synchronisé
Les rendez-vous arrivent dans l'agenda de chaque accompagnant, les indisponibilités, jours fermés et jours fériés s'affichent d'office.
Données personnelles maîtrisées
Consentements enregistrés, export complet ou effacement d'une personne sur demande, journal des consultations, hébergement en Europe.
En français et en néerlandais
La plateforme, les messages et l'espace personnel dans la langue de chacun, et l'anglais pour les personnes qui en ont besoin.
Trois modules, activés selon votre façon d'accompagner
Mise en relation
Formez des paires entre les personnes accompagnées et vos bénévoles ou experts. Vous choisissez les critères et leur poids, CaseCore calcule la meilleure affectation pour tout le lot, en commençant par les personnes les plus difficiles à apparier. Une paire confirmée ouvre l'accompagnement avec son accompagnant.
Communauté
Les personnes accompagnées s'entraident entre elles : cercles près de chez soi, rencontres, sondages, messages et documents, sur leur téléphone. Votre équipe anime, la communauté s'organise.
Partenaires
Plusieurs structures autour d'un même dossier, chacune dans son périmètre et avec l'accord de la personne. Un fil commun, des échanges dans le contexte, des actions attribuées à chaque structure et un journal des consultations.
Le socle est toujours livré : personnes, accompagnements, fil, agenda, activités, actions, segments et impact. Les modules s'ajoutent quand vous en avez besoin, sur les mêmes données.
Un aperçu de la plateforme
Une semaine avec CaseCore ressemble à ceci. Le mardi matin, Marie voit ses cinq rendez-vous et quatre personnes en alerte de rythme. Elle avance l'étape Plan avec Inès, qui dépose son plan financier depuis son espace. Le partenaire de financement signale ce qui manque avant son comité ; l'action est attribuée, l'échéance posée. Le jeudi, la session de mise en relation se termine : chaque porteur de projet reçoit son expert bénévole. Le vendredi, le rapport d'activité se télécharge en un clic. Les écrans montrent un incubateur fictif qui accompagne des porteurs de projet.
La journée de l'accompagnant : ses rendez-vous, ses actions et les personnes à ne pas perdre de vue.
- Rendez-vous du jour, honorés ou à venir, rappel SMS envoyé
- Alertes de rythme : pas de contact depuis 6 semaines, étape qui traîne, fin de la durée type
- Actions en retard et présences à confirmer
Les accompagnements par étape : où en est chaque personne, d'un coup d'œil.
- Une colonne par étape du dispositif, une carte par personne
- Le temps passé dans l'étape, les alertes en couleur
- Filtres par dispositif, antenne, accompagnant ou situation
La fiche accompagnement : le chemin, le plan et les personnes autour.
- Les étapes franchies et datées, l'étape en cours
- Le plan d'accompagnement : objectifs convenus et avancement
- Qui accompagne et avec quel rôle, le rythme, le résultat visé
Le dossier et son fil : tout ce qu'on sait d'une personne, et tout ce qui s'est passé.
- Fiche avec des champs définis par la structure, mots-clés et compétences
- Accompagnements passés et en cours, documents
- Fil horodaté, non modifiable par les accompagnants
L'agenda : des rendez-vous qui ne se chevauchent pas et qui ne s'oublient pas.
- Vues jour, semaine et mois, agenda de chaque accompagnant
- Indisponibilités, jours fermés et fériés affichés d'office
- Présence notée après coup, rappel automatique la veille
Les activités collectives : ateliers, sessions et rencontres.
- Places, inscriptions et présences
- Chaque inscription et chaque absence remontent dans le fil de la personne
- Compte rendu envoyé aux participants
Les actions : ce qui attend une réponse, et de qui.
- Aucune action sans responsable ni échéance
- Une action bloquée dit ce qui manque et qui doit agir
- La charge de chaque accompagnant, des personnes accompagnées et des partenaires
Les segments : filtrer, puis agir en une fois.
- Filtres sur la fiche et sur le fil : dernier contact, étape, activité suivie
- SMS groupé, inscription à une activité, actions de relance, export
- Chaque envoi noté dans le fil
L'impact : ce que votre accompagnement produit.
- Entrées, sorties et durée moyenne
- Résultats à la sortie et suivi après la sortie
- Temps passé par étape, rendez-vous honorés, charge par accompagnant
La mise en relation, les critères : vous décidez de ce qui compte.
- Import des deux listes du lot, colonnes reliées une fois
- Critères, mode de comparaison et poids
- Capacité de chaque bénévole ou expert
La mise en relation, la proposition : la meilleure paire pour la personne, et pour tout le lot.
- Les personnes les plus difficiles à apparier d'abord
- La proposition recommandée, critère par critère
- Les alternatives et leur effet sur la qualité du lot
Le dossier partagé : plusieurs structures, une seule vue.
- Qui voit quoi, accordé par la personne
- Fil commun et échanges dans le contexte
- Journal des consultations
Les demandes entrantes : de la demande en ligne au dossier.
- Formulaire public à vos couleurs
- File à trier, rappel, orientation
- Dossier créé et accompagnement ouvert à l'étape Accueil
Dans la poche de la personne accompagnée
L'espace personnel et la communauté. La personne voit où elle en est, ce qui reste à faire de son côté et son prochain rendez-vous. Elle dépose ses documents, trouve un cercle d'entraide près de chez elle et y retrouve les rencontres, les sondages et les messages.
L'IA prépare, l'accompagnant décide
Le temps passé à relire un dossier ou à remplir un rapport, c'est du temps en moins avec les personnes. L'assistant de CaseCore prend en charge la préparation et laisse chaque décision à l'accompagnant.
L'assistant IA : une question en français, une réponse tirée de vos dossiers.
- Prépare un rendez-vous à partir du fil et du plan
- Repère les personnes qui risquent de décrocher
- Cite chaque source, vous validez
- En lecture seule, dans les droits de votre rôle
Le rendez-vous préparé
Ce qui s'est passé depuis la dernière fois, les objectifs qui avancent, ce qui bloque : trois points proposés pour l'entretien.
Les décrochages repérés tôt
Les personnes sans contact depuis trop longtemps, les étapes qui s'éternisent, les absences qui se répètent, rassemblées en un segment.
Le bilan en premier jet
À partir du fil et du plan, un brouillon de bilan de sortie que l'accompagnant relit, corrige et signe.
Les questions en langage courant
« Combien de sorties positives ce trimestre ? », « Qui attend un expert ? » : la réponse cite ses sources.
Garde-fous : l'assistant travaille en lecture seule et cite chaque source. Il n'envoie aucun message et ne franchit aucune étape sans validation. Il respecte les droits de chaque rôle : il ne montre jamais ce que l'accompagnant n'a pas le droit de voir. Vos données restent hébergées en Europe et ne servent jamais à entraîner un modèle.
Tableurs, agendas et mails ou votre cœur digital
Avant
- Un tableur des inscrits, un agenda par accompagnant, des documents dans un dossier partagé
- L'avancement de chacun dans la tête du référent
- Les absences et les décrochages découverts trop tard
- Le rapport d'activité recompté chaque fin d'année
Après
- Une seule plateforme, de la demande au bilan
- L'étape de chaque personne visible par toute l'équipe
- Les alertes de rythme avant le décrochage
- L'impact mesuré au fil de l'eau, exporté en un clic
Ce que chacun y gagne
La direction
Les entrées, les sorties, les résultats et la charge de l'équipe, prêts pour le conseil d'administration et les financeurs.
Les accompagnants
Leur journée en un écran, le dossier complet avant chaque rendez-vous, moins de relances à la main.
Les personnes accompagnées
Leur chemin visible, des rappels avant les rendez-vous, un espace pour déposer leurs documents et des pairs pour avancer ensemble.
Les partenaires
Leur part du dossier, sans mails en cascade, et des actions claires à leur nom.
Pour qui ?
Incubateurs et accélérateurs
Porteurs de projet suivis par étapes, experts bénévoles, sessions de mise en relation, résultats à la sortie.
Centres de formation et d'orientation
Parcours individuels, ateliers collectifs, présences, rendez-vous de suivi et bilans.
Réseaux de bénévoles et programmes de parrainage
Mise en relation par critères, suivi des paires dans la durée, communauté entre participants.
Services d'accompagnement
Dossiers suivis par un référent, plusieurs intervenants, partenaires extérieurs, données personnelles protégées.
Ce que vous comparez
Les tableurs et les outils bureautiques
Gratuits et souples, mais sans fil daté, sans droits par rôle, sans alertes et sans rapport : l'outil repose sur la discipline de chacun.
Les CRM commerciaux
Pensés pour vendre, pas pour accompagner : ils suivent des opportunités, pas des personnes qui avancent par étapes avec plusieurs accompagnants.
Les logiciels de suivi d'un seul secteur
Taillés pour un dispositif précis, ils se plient mal à une autre méthode. CaseCore reprend leurs données et garde vos habitudes.
Conçu et supporté en Belgique par l'équipe KERN-IT, hébergé en Europe. Chaque accès est réservé au bon rôle, au champ près, et chaque consultation d'un dossier est journalisée. Les partenaires ne voient que ce que la personne a accepté de partager. Les données personnelles s'exportent ou s'effacent sur demande : RGPD par conception, réversibilité garantie.
Le support est local lui aussi : vous parlez aux personnes qui développent la plateforme, et vos demandes d'évolution nourrissent directement la feuille de route du produit.
Commencer sans tout basculer
Une démo sur votre méthode
Apportez la liste de vos étapes et un export de vos inscrits : nous vous les montrons dans CaseCore, avec le fil et les alertes.
Un dispositif pilote
Commencez par un dispositif ou une antenne, puis ouvrez les autres quand l'équipe est prête.
Vos données reprises en deux temps
Une première reprise pour la recette, une seconde à la mise en ligne, pour démarrer avec des données à jour. Vous ne repartez pas d'une page blanche.
Comment ça marche ? Le demi-mesure du logiciel
Le sur-mesure complet coûte cher, et les logiciels standards obligent la structure à changer sa façon d'accompagner. CaseCore est le demi-mesure : une base complète, ajustée à votre méthode.
1. Une base déjà taillée
Dossiers, accompagnements, fil, agenda, activités, actions, segments, impact, assistant IA : le cœur s'appuie sur des briques déjà en production dans nos autres plateformes.
2. Ajustée à votre méthode
Vos dispositifs, vos étapes, vos champs, vos grilles, vos rôles, vos partenaires et vos modèles de messages : du paramétrage jusqu'aux modules développés sur mesure.
3. Payée au mois, tout compris
Hébergement, sauvegardes, mises à jour et support inclus, sans investissement initial. La mensualité se règle sur la taille de la structure, la quantité de sur-mesure et la vitesse à laquelle vous voulez avancer, et une option d'achat peut être prévue au contrat.
Votre mise en route
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1. Démo sur votre méthode
Vos étapes, vos dispositifs, quelques dossiers types.
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2. Configuration
Dispositifs, étapes, champs, rôles, modèles de messages, modules.
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3. Reprise de vos données
Une passe pour la recette, une passe à la mise en ligne.
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4. Lancement & accompagnement
Formation de l'équipe, période de test, support continu.
Questions fréquentes
Nos plateformes métier sont des logiciels complets développés et opérés par KERN-IT, prêts à l'emploi pour un secteur donné. CaseCore pour l'accompagnement, StoreCore pour le commerce, AsblCore pour les ASBL. Vous bénéficiez d'un produit mûr sans financer son développement, et il reste personnalisable parce que nous en maîtrisons tout le code. Toutes les plateformes sont présentées sur cette page.
Les dispositifs, les étapes, les champs de la fiche, les grilles de compétences et les résultats possibles se définissent par structure. Si votre méthode tient en étapes, CaseCore la suit.
KernAcademy sert à vendre et organiser des cours et du coaching. CaseCore suit des personnes dans la durée, avec un référent, plusieurs intervenants, un plan et des résultats à mesurer.
Oui. Chaque accompagnement a un référent et peut associer d'autres accompagnants, des bénévoles ou des partenaires, chacun avec son rôle et ses droits.
Oui, avec le module Partenaires et l'accord de la personne. Chaque structure voit son périmètre, inscrit ce qu'elle fait dans le fil commun, et chaque consultation est journalisée.
Vous importez les deux listes du lot, choisissez les critères et leur poids, et CaseCore propose la meilleure affectation pour l'ensemble. Vous confirmez paire par paire, en voyant l'effet de chaque choix sur la qualité du lot.
Si vous l'activez, oui : un espace personnel sur téléphone pour suivre leur parcours, déposer des documents, confirmer leurs rendez-vous et rejoindre la communauté.
Oui. Rappel automatique la veille d'un rendez-vous et messages groupés à un segment, dans le respect des consentements. Chaque envoi est noté dans le fil.
CaseCore fonctionne en abonnement mensuel tout compris, sans investissement initial : comme un leasing, la mensualité couvre l'usage complet de la plateforme, et une option d'achat peut être prévue. Elle se règle sur la taille de la structure, les modules activés et la quantité de sur-mesure. Nous vous présentons une proposition chiffrée lors de la démo.
Sur des serveurs en Europe, conformément au RGPD. Sauvegardes quotidiennes, chiffrement des échanges, journal des consultations, export et effacement des données d'une personne sur demande.
Voyez CaseCore sur votre méthode
Parlez-nous de votre façon d'accompagner : vos étapes, vos accompagnants, vos partenaires. Nous vous montrons la plateforme qui les relie, de la demande au bilan.