PEPPOL OutBox : une boîte d’envoi PEPPOL, des mappings sur-mesure, et beaucoup moins d’erreurs

Depuis 2024, la facturation électronique via le réseau PEPPOL est devenue obligatoire en Belgique.
Sur le papier, l’objectif est clair : standardiser, automatiser et sécuriser les échanges de factures.

Dans la réalité des entreprises belges, le problème n’est pas la réglementation.
Le problème est l’adaptation de systèmes existants, souvent complexes, à un standard strict, sans créer de friction, sans refonte lourde et surtout sans multiplier les erreurs.

Chez KERN IT, nous avons conçu PEPPOL OutBox pour répondre à une problématique précise :

Réduire durablement les erreurs PEPPOL en s’adaptant aux systèmes existants, grâce à un mapping entièrement sur-mesure, tout en centralisant les envois dans une seule boîte de sortie.

La conformité PEPPOL face à la réalité des entreprises belges

De nombreuses solutions du marché se présentent comme “PEPPOL ready”.
Elles fonctionnent correctement dans des environnements simples, avec un outil unique et des processus standardisés.

Mais beaucoup d’entreprises belges fonctionnent autrement :

• Un ou plusieurs outils de facturation internes
• Des ERP ou logiciels métier développés sur-mesure
• Plusieurs business units avec leurs propres contraintes
• Plusieurs sociétés légales au sein d’un même groupe
• Des volumes de factures récurrents et croissants

Dans ces contextes, la conformité PEPPOL devient un sujet d’architecture et de fiabilité, pas un simple sujet de compatibilité logicielle.

Quand les volumes transforment un détail technique en risque structurel

À faible volume, les approximations peuvent passer inaperçues.
À mesure que les volumes augmentent, elles deviennent structurelles.

Rejets.
Corrections manuelles.
Flux instables.
Manque de visibilité.

👉 Plus les volumes augmentent, plus chaque erreur se répète.

Ce n’est pas PEPPOL qui crée cette situation.
Ce sont les mappings génériques appliqués à des systèmes qui ne le sont pas.

La vraie question pour les dirigeants

La question n’est pas :

« Sommes-nous capables d’envoyer des factures sur PEPPOL ? »

La vraie question est :

« Comment garantir une conformité PEPPOL stable, fiable et durable, sans multiplier les erreurs à mesure que nos volumes, nos outils et notre organisation évoluent ? »

PEPPOL OutBox en 3 étapes simples

PEPPOL OutBox a été conçue pour rester simple à comprendre, même dans des environnements complexes.
Son fonctionnement repose sur trois étapes claires, toujours identiques, quel que soit votre volume ou votre organisation.

1. Vos systèmes produisent les factures

Vos ERP, logiciels métiers ou outils internes continuent à fonctionner comme aujourd’hui.
Ils génèrent les factures dans leurs formats existants, sans modification de vos processus.

Aucun changement pour vos équipes.
Aucune migration imposée.

2. Un mapping entièrement sur-mesure transforme vos données

Chaque flux est analysé et transformé via un mapping développé spécifiquement pour votre système et votre réalité métier.

Ce mapping permet de :

• Traduire fidèlement vos données vers le standard PEPPOL
• Éviter les interprétations génériques
• Réduire fortement les rejets et les erreurs à l’envoi

👉 Le mapping sur-mesure est le principal levier de réduction des erreurs.

3. Une seule OutBox envoie sur le réseau PEPPOL

Une fois transformées, les factures sont envoyées sur le réseau PEPPOL via un Access Point certifié.

PEPPOL OutBox devient :

• Votre point de sortie unique
• Votre centre de suivi des statuts et accusés
• Votre couche de conformité PEPPOL

Même si vous disposez de plusieurs outils, business units ou sociétés.

Centraliser les envois PEPPOL, pas les systèmes

De nombreuses entreprises ne cherchent pas à uniformiser leurs outils métiers.
En revanche, elles souhaitent :

• Un point de contrôle unique pour la conformité
• Une vision consolidée des envois
• Une traçabilité claire pour les audits
• Une gestion homogène des statuts et des rejets

Centraliser la sortie PEPPOL, c’est centraliser la responsabilité et la conformité, sans centraliser les systèmes ni imposer une plateforme unique.

Le cœur de la valeur : le mapping sur-mesure

La fiabilité de PEPPOL OutBox repose sur un principe fondamental :

Chaque mapping est développé sur-mesure, spécifiquement pour votre système et votre organisation.

Vos factures peuvent être générées en PDF, XML, JSON, CSV, Excel ou formats propriétaires.
PEPPOL impose un standard strict.

Le rôle de PEPPOL OutBox n’est pas d’ "adapter à peu près" vos données à PEPPOL.
Son rôle est de traduire fidèlement votre réalité métier vers ce standard.

Moins d’interprétation automatique.
Moins d’erreurs.
Moins de rejets.

Multi-outils, multi-business units, multi-sociétés

PEPPOL OutBox est conçue pour les organisations complexes :

• Plusieurs outils de facturation
• Plusieurs business units
• Plusieurs sociétés légales
• Plusieurs identités PEPPOL

Chaque flux dispose :

• De son propre mapping sur-mesure
• De sa propre logique métier
• De son propre suivi

Tout en passant par une seule OutBox PEPPOL.

Une architecture pensée pour la stabilité et la montée en charge

PEPPOL OutBox est conçue pour fonctionner dans le temps :

• API REST pour envois automatisés
• Webhooks pour accusés de réception
• Suivi par facture, par système et par société
• Gestion multi-company native
• Envoi via Access Point PEPPOL certifié
• Tableau de bord orienté conformité et pilotage

Que les volumes augmentent ou que l’organisation évolue, le principe reste le même :
un flux maîtrisé, stable et prévisible.

À qui s’adresse PEPPOL OutBox ?

PEPPOL OutBox s’adresse aux :

• PME belges
• Entreprises de taille moyenne
• Groupes multi-sociétés
• Organisations disposant d’ERP ou de logiciels métier internes
• Structures qui facturent régulièrement ou en volume

Ce n’est pas une solution grand public.
C’est une solution conçue pour la réalité opérationnelle des entreprises belges.

Une solution développée en Belgique par KERN IT

PEPPOL OutBox est un produit développé par KERN IT, société belge spécialisée dans le développement sur-mesure et l’intégration de systèmes complexes.

Notre approche est volontairement pragmatique :

• Respecter l’existant
• Adapter la conformité à la réalité métier
• Réduire les erreurs plutôt que les corriger après coup
• Construire des solutions durables et maîtrisées

Conclusion

PEPPOL n’est pas un projet ponctuel.
C’est un flux permanent qui s’installe dans le temps.

Plus tôt la sortie PEPPOL est stabilisée avec un mapping sur-mesure, moins elle devient un sujet opérationnel.

Pour les entreprises belges qui souhaitent :

• Centraliser leurs envois PEPPOL
• Réduire durablement les erreurs
• Préserver leurs systèmes existants
• Accompagner la montée en charge sans friction

👉 PEPPOL OutBox n’est pas un outil de plus.
C’est la boîte de sortie PEPPOL que vos systèmes attendaient.

En savoir plus

https://peppol-outbox.be/