Use case - Comment KERN IT a digitalisé un service d’impression avec une plateforme Print On Demand mobile first

Ce use case montre comment un service métier historique peut augmenter son adoption et son volume grâce à une approche mobile first, pragmatique et orientée usages, sans tomber dans les pièges coûteux des applications mobiles natives.

La CIACO collabore avec KERN IT depuis plus de dix ans.
Une relation de confiance, construite sur la durée, avec une conviction partagée : le digital n’a de valeur que s’il simplifie réellement la vie des utilisateurs.

La CIACO est la coopérative de l’Université catholique de Louvain, opérant historiquement :

• Une imprimerie universitaire
• Un service de copy service
• Une activité de papeterie

Le défi métier

Les usages évoluaient vite :

• Les utilisateurs devenaient massivement mobiles
• Les standards d’expérience venaient du e-commerce et des services à la demande
• Le copy service restait perçu comme rigide et contraignant

La vraie question n’était pas technologique.
Elle était stratégique : comment augmenter le volume d’impression tout en fluidifiant l’expérience, sans alourdir l’opérationnel ni exploser les coûts ?

Le process KERN IT

1. Discovery – Observer avant d’agir

Chez KERN IT, un principe guide chaque projet : observer avant d’agir.

La phase de discovery a été centrale :

• Ateliers avec les équipes CIACO
• Visites sur le terrain
• Observation des flux réels
• Analyse des chiffres existants
• Mise à plat des idées et hypothèses

Un point clé de cette phase a été le renoncement.
Certaines idées étaient séduisantes sur le papier, mais peu alignées avec les usages ou trop coûteuses à maintenir.

Notre rôle a été d’aider la CIACO à :

• Faire le tri
• Éviter les fausses bonnes idées
• Ne pas foncer tête baissée vers une solution “à la mode” sans impact réel

Cette capacité à dire non fait partie intégrante de la valeur de KERN IT.

2. Prototypage - Aligner avant de construire

Une fois la vision clarifiée, place au prototypage.

Nos équipes UX ont conçu :

• Le parcours utilisateur complet
• Une version très avancée du produit
• Plusieurs scénarios d’usage concrets

Ce travail avait un objectif clair : aligner toutes les parties prenantes.

Un choix fort a ensuite été posé :

• Réduire volontairement le périmètre
• Éliminer les détails non essentiels
• Se concentrer sur la valeur immédiate

Mieux vaut livrer un produit utile et adopté qu’un produit parfait mais jamais utilisé.

3. Implémentation - Intégrée à l’écosystème CIACO

Le Shop CIACO n’est pas un simple site e-commerce.

Il a été :

• Développé sur mesure
• Connecté à l’écosystème existant
• Pensé pour s’intégrer aux processus internes

L’objectif n’était pas de révolutionner l’existant, mais de le rendre plus fluide, plus accessible et plus efficace.

Mobile first, sans application native

Le Shop CIACO est mobile first, mais ce n’est pas une application mobile native.

C’est un Progressive Web App (PWA).
Un choix stratégique, assumé et pragmatique.

Développer une application mobile native implique souvent :

• Plusieurs dizaines de milliers d’euros de développement
• Une maintenance continue
• Une gestion complexe des versions
• Une dépendance aux stores
• Une perte d’agilité dans l’évolution

Dans ce contexte, une app native aurait apporté peu de valeur supplémentaire.

La PWA permet au contraire :

• Une expérience mobile fluide
• Une installation sur l’écran d’accueil
• Des mises à jour immédiates
• Une base de code unique
• Une évolution continue, sans friction

C’est un choix orienté ROI, agilité et durabilité, parfaitement aligné avec l’ADN de KERN IT.

L’« Uber de l’imprimerie », au sens de l’usage

Quand nous parlons de “l’Uber de l’imprimerie”, nous parlons d’expérience utilisateur, pas de buzzword.

Concrètement :

• Un document reçu par mail ou WhatsApp est uploadé en quelques secondes
• Une commande est configurée depuis un smartphone, entre deux cours ou réunions
• Le paiement se fait en ligne
• Le retrait ou la livraison est choisi librement

L’impression devient un service à la demande, fluide, accessible et sans déplacement inutile.

Pourquoi ce modèle fonctionne

Ce projet fonctionne parce que :

• Il est pensé par usage, pas par technologie
• Il est mobile first par nécessité, pas par mode
• Il évite les coûts inutiles des applications natives
• Il s’intègre à l’existant au lieu de le remplacer
• Il évolue en continu grâce aux feedbacks et aux données

Résultats et impact

Les effets sont concrets :

• Augmentation du volume d’impression
• Adoption progressive et durable du service
• Modernisation de l’image du copy service
• Réduction des frictions au comptoir
• Commandes possibles en dehors des horaires classiques

Le Shop CIACO est une plateforme vivante, pas un produit figé.

Et la suite

Comme toujours chez KERN IT, la démarche reste pragmatique :

• Récolte continue des feedbacks utilisateurs
• Analyse des statistiques d’usage
• Réflexion sur le futur de l’imprimerie et du copy service

Le produit évolue avec les usages, pas l’inverse.

Plus qu’un prestataire, un partenaire

Ce use case illustre une conviction forte : KERN IT n’est pas un simple prestataire.

Nous travaillons :

• Comme un partenaire long terme
• Comme un département digital étendu
• Avec une capacité à challenger, cadrer et construire

👉 Si vous gérez un service métier et que vos outils freinent vos utilisateurs, parlons-en.
Chez KERN IT, nous ne promettons pas des apps à la mode. Nous construisons des produits utiles, adoptés et rentables.

Un prochain article sera consacré à la Copybox v3, autre brique clé développée pour la CIACO.